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        “零接觸式”高校網絡報賬的優勢和應用策略

        來源:北方經貿 作者:徐菱
        發布于:2020-12-24 共4977字

          摘    要: 針對高校傳統報賬業務中存在的效率低下、信息孤島、數據壁壘、財務數據利用率低等現象,剖析我國高校網絡報賬發展問題及其成因,探究高校網絡報賬發展優勢,并按照國家關于高校財務管理信息化建設要求,提出高校“零接觸式”網絡報賬的應用策略,助力各高校建設具有科學、兼容、高效、智慧的服務型財務管理平臺。

          關鍵詞: 零接觸式; 網絡報賬; 高校財務管理; 信息化建設;

          財務信息化的理想目標是建立并完善智慧財務服務管理平臺,即通過構建統一的系統支撐平臺和數據庫,綜合利用互聯網、云計算、移動應用等先進技術為領導決策、為廣大師生服務。網絡報賬作為一種數字化財務管理手段,集成互聯網優勢,可以跨區域、跨時間、跨空間,隨時隨地的實現財務報賬工作處理,從而進行數據融合、業財融合、身份融合,全面提升財務管理效率,更重要的是節省了珍貴的人力資源成本。“零接觸式”網絡報賬包括了“網上報銷系統、網上簽批系統、憑證影像化系統、自助投遞系統、財務接單系統”等創新形式,可以實現“智能感知、智能報銷、智能審核、智能決策”功能,大大強化了工作效率,推動高校財務改革最后一公里的跨越。

          一、高校傳統財務報賬存在的問題及成因

          傳統報賬工作最為常見的簽字難、排隊久、經常往返等諸多問題,直接耗費了報賬人員的時間與精力。人與人面對面的報賬環境,也對報賬工作人員造成較大的心理壓力和情緒波動影響。
         

        “零接觸式”高校網絡報賬的優勢和應用策略
         

          (一)財務報賬審核工作效率較低

          高校報賬單據的種類繁瑣,結合報賬業務的不同,分為領款單、借款單、薪酬勞務發放、日常業務及差旅費報銷等諸多類型報賬單據。傳統的報賬單據都需要借助手寫的形式填寫,并且以人工的手段對報賬單進行歸類,很容易因為人為主觀失誤,造成報賬單據填寫錯誤、計算錯誤等。[1]

          (二)高校財務核算矛盾日漸增多的要求

          傳統報銷流程需要填寫各種單據或使用PC提單,線下審批簽字、打印粘貼交單,周期長、效率低、流程繁瑣,財務審核通常由人工完成:發票查驗、金額核算、憑證錄入、復核校驗等工作量大、重復性高且極易出錯。在期末和年底的報賬高峰期,報賬人員數量相對較多,需要等待的時間相對較長,如果由于發票單據不合規、流程不規范、審批不到位等原因遭到退單,大大增加了報賬人員的時間成本。同時,財務審核人員既要堅持原則,又要解釋溝通,并對補充的單據材料等進行再一次的審核,工作壓力極大。這些矛盾導致了每年的部門績效測評中,財務部門經常得分墊底的情況,工作質和量都無法體現,極大地影響了財務人員的工作積極性。

          (三)財務報賬各環節存在信息孤島數據壁壘

          日常報銷是財務管理工作最為基礎的業務,其中涉及高校管理、高校業務、高校運行各個層面的信息內容。并且很多高校由于自身規模相對較大,不同部門都具備自身的信息系統和數據庫,傳統財務報賬工作很難將報賬數據信息和高校其他部門的系統數據信息進行緊密銜接,信息共享效率非常低,導致報賬人員需要在財務管理部門柜臺才能進行報賬業務處理。[2]財務信息與校內各部門系統信息之間并不共享、存在信息孤島甚至數據壁壘。

          (四)財務數據利用率低下

          傳統模式下財務信息采集標準不統一、數據質量不完整,部分重要原數據丟失,導致財務數據利用率低下。大量紙質發票等原始憑證不僅占據極大空間,而且不易保存,查找困難。項目負責人無法及時了解經費的使用情況和預算執行進度,報賬人員不了解報銷單據的核算依據,期末財務決算報表無法完全由系統自動生成,相當程度上還依賴人工進行統計分析,造成預算核算決算環節相互割裂,也無法為管理者提供必要的數據支撐和決策支持。

          二、國家與社會對高校財務管理的要求

          高校財務管理工作必須要對財務風險進行嚴防死守,確保高校資金高效、順暢運行。[3]推廣應用“零接觸式”網絡報賬優化流程,打破高校各部門之間預算、核算、決算等業務相互割裂的局面,形成科學、高效的一體化管理,挖掘數據資產的最大價值,已經成為高校財務信息化建設的未來發展趨勢。

          (一)國家層面的信息化要求

          《“十三五”國家信息化規劃的通知》提出,圍繞貫徹落實“五位一體”總體布局和“四個全面”戰略布局,加快信息化發展,直面“后金融危機”時代全球產業鏈重組,深度參與全球經濟治理體系變革,促使社會各個領域緊鑼密鼓的開展信息化建設與發展。[4]“信息化是財務管理發展的方向,是促進財務管理基礎和財務管理質量的重要措施”。[5]將網絡報賬系統與財務控制系統、財務管理系統進行調整融合,各項內控制度全部滲透到報賬流程當中,全面推進高校財務管理規范化、標準化、流程化、自動化發展,切實有效落實風險管控各項內容。

          (二)社會層面的高質量服務要求

          構建基于數字化校園網絡的財務辦公體系、構建與校內各業務系統互聯互通的信息融合體系、構建實時監督的財務內控體系,為高校各個部門內部管理工作提供真實的數據信息,優化高校內部各個部門管理水平,“讓數據多跑腿、讓師生少走路”,讓報賬人員能夠隨時隨地不受限制線上處理報銷是高校廣大師生的共同訴求。在目前新冠疫情常態化防控的形勢下,實現“無帶毒傳播—無傳播審批—無接觸審核”尤為重要,這種“零接觸式”解決方案也最大程度杜絕了病毒通過人與人面對面傳統報賬環節傳播,解決廣大師生身心健康與報賬工作效率之間矛盾的最佳方案。

          三、“零接觸式”高校網絡報賬的優勢

          網絡報賬是指借助互聯網技術、信息化技術、智能識別技術等手段,實現財務單據填寫、憑證提交、領導簽批、審核支付等環節的網絡化、影像化與標準化,在“零接觸式”互聯網云上財務系統當中實現傳統報賬工作目標,并將該體系高效融入到高校財務管理系統當中。

          (一)有利于提升財務報賬效率和服務滿意度

          “零接觸”是網絡報賬的顯著特點,報銷全程不用見面,每個審批流轉節點都通過短信提醒,與報賬人建立良好的互動關系,報賬人可以隨時查詢單據審批狀態。這樣不僅可以縮短報賬周期,切實提高財務報賬管理效率,而且大大提升了師生對財務報賬服務的滿意度。借助網絡報賬系統標準化的報賬流程,報賬人在網上填制報銷單,并按照格式上傳發票等附件圖片。系統自動適配審批流程,各級經費負責人將會收到系統通知,在規定的工作時間內對報賬人的報賬單與憑證進行審批。報賬人持審批后的單據到財務處通過“自助投遞機”投單,財務審核無誤后生成憑證,出納網銀支付給報賬人。審核不合格的票據需要退單,財務處將其放置于“自助退單機”,報賬人自行取走。

          (二)強化財務預算控制,消除信息孤島數據壁壘

          高校預算是高校各項工作順利運行的關鍵,借助網絡報賬系統可以按照預設的規章制度和審批流程對報賬內容進行規范,對報賬金額實施動態化監測與管理,最大程度地實現把控預算支出管理目標。通過對預算管理工作的實時監控,有效降低報賬工作對預算的壓力,從而真正實現了“三公”支出透明的要求。構建校內各部門業務系統的信息融合體系,加強信息資源共享與業務銜接,實現跨部門業務協同,消除信息孤島數據壁壘,降低溝通成本和重復工作量,提高資金配置效率和使用效益。

          (三)提高財務數據利用率,降低財務風險

          財務風險是高校財務管理工作最為重要的管控內容之一。區別于傳統報賬,網絡報賬通過對憑證、會計檔案的影像化,可對原始憑證的獲取和文件存檔流程進行再造,無紙化辦公、電子化存儲成為可能。財務數據實現共享存儲,數據的存放、傳輸及查詢建立安全、便捷、高效的數據加密、校驗、安全認證機制,確保信息傳遞各方身份的真實性,各項操作在系統內留有痕跡,從而保證財務數據的安全、完整、及時。同時根據管理者的不同需求分析和輸出報表,為預算評審、資金執行監管及資源配置等提供決策分析支持。

          四、“零接觸式”高校網絡報賬的應用策略

          隨著互聯網云時代發展進步,網絡報賬系統以及信息化財務系統更加完善,并且朝著社會化、移動化、協作化等趨勢發展,與各個領域的綜合性融合更加深入。借助網絡報賬系統及其智慧服務平臺,能夠切實滿足高校“預算管理、收支管理、共建共享、互聯互通”等諸多需求。

          (一)加大網絡報賬系統應用宣傳

          為了快速實現網絡報賬系統應用,可以通過對各個部門發送宣傳文件、公文流轉、微信公眾號、QQ群等多重手段大力宣傳網絡報賬系統的優勢,并且就網絡報賬系統的報賬使用方式、操作流程、注意事項等諸多內容向廣大報賬人員進行培訓。在開展針對報賬人授權審批、查詢功能操作規范培訓時,要最大程度發揮出新媒體手段,例如,騰訊會議、華為WELINK、釘釘視頻教學等,全方位地對網絡報賬應用流程、規范操作、常見問題及處理方法進行詳細解答與廣泛宣傳。推行報賬咨詢人員與各二級單位對接、高層次人才“一對一”服務等舉措,并出臺相關文件給予制度支持。

          (二)搭建高校內部信息共享途徑

          信息共享能夠充分發揮財務管理價值的優勢。在實際開展網絡報賬系統應用的過程中,必須要構建起網絡報賬系統與財務預算系統、財務管理系統、高校部門系統之間信息共享平臺。通過財務網站、手機APP、微信公眾號等各種智能終端,為各部門及廣大師生提供準確、即時的財務信息,并將票據識別、生物識別、數字簽章等智能技術囊括其中,提升服務體驗。借助財務管理系統大數據技術手段,對歷史報賬數據進行挖掘,推出財務報賬綜合報告,針對退單集中的主要類型和原因,整理列舉減少退單的操作提示。進一步優化預算管理工作,建立校內綜合預算和專項項目庫,對各單位、各來源資金進行預算的編制、審批、執行、評價等全過程管理,并以此為核心,控制經費支出、監督預算執行,為高校可持續發展夯實基礎。

          (三)建立健全網絡報賬簽字審批體系

          網絡報賬系統當中,最為繁瑣、關鍵的內容便是報賬簽字審批工作。借助網絡報賬系統強化報賬質量,就應該完善審批簽字體系,切實解決“簽字難”問題。構建并完善經費網上簽字審批模塊,并且設置原始票據影像模塊、網上審批模塊、網上簽字模塊、結果查詢模塊,以便于動態化地讓報賬人看到報賬簽字審批的進度。在填寫好報賬單據之后,第一時間借助互聯網手段,將報賬單據自動推送給所屬部門進行審批,審批人可以結合系統提示,對報賬單據、報賬憑證進行審核,在規定的時間內完成簽字審批轉換工作。審批簽字人可以隨時隨地借助電腦系統、OA系統、手機APP等形式,隨時隨地的進行審批,切實強化了財務報賬審批簽字效率,提升財務報賬服務質量與人性化管理水平。

          (四)優化網絡報賬支付方式

          網絡報賬系統通過銀校互聯模式,實現財務無現金報賬和網上收款,資金實時到賬,減少在途時間,師生報銷更為便捷。由于和財務系統無縫對接,出納無需再錄入支付信息,降低人力成本的同時避免涉及現金保管、差錯等風險。會計錄入支付信息,出納發起付款交易,體現了崗位監督機制。分級審批機制也加強了大額資金支付的安全性。嚴格實施資金管理制度,規范資金管理模式,實施不相容職務分離和授權審批制度。此外,高校各部門領導者對部門財務預算、報賬工作進行負責,若出現超預算、資金使用管理不當等問題,第一時間對部門管理者進行責權追查。從局部性管理向全局型管理轉變,從單純的事后核算向事前規劃、事中監督、事后核算全方位監管轉變,嚴格把控網絡報賬系統支付安全性與嚴謹性,對高校資金使用進行有效管理與監控。

          五、結語

          “零接觸式”網絡報賬系統并不只是一個報賬軟件,更是高校預算控制與成本計量的重要工具。借助網絡報賬優化流程來實施財務報賬工作,可以與高校預算管理系統進行緊密結合,幫助高校實現內部控制管理目標,確保高校各個層面資金運轉質量。在信息化時代的當下,信息化技術手段已經全面覆蓋社會各個領域,網絡報賬系統為高效財務報賬工作提供了一個高效、安全的渠道,解決了財務報賬數量大、報賬信息審批緩慢、財務收支不平衡等諸多問題。互聯網遠程系統處理手段,又可以動態化進行財務核算,結合高校的預算情況、歷史報賬情況進行財務管理與內部控制管理以及大數據分析。網上支付還能夠提升支付速度,避免人為潛在的支付風險,切實強化財務管理工作的成本開支控制,實現高校財務集中管理與監控。

          參考文獻

          [1] 李艷萍.規范費用報賬管控提升高校財務管理水平的意義[J].環球市場信息導報,2018(41):54-55.
          [2]楊順松.關于高校財務共享中心集中化報賬問題的思考[J].財經界,2019(25):194.
          [3]閻玉偉.探討精細化管理在企業財務管理中的應用[J].中國商論,2018(4):109-110.
          [4]杜國芳,敖艷麗,馮雯.網絡報銷在高校推廣應用中的障礙及對策研究[J].河北企業,2019(2):36-37.
          [5]張金鳳.優化費用報賬流程加強企業財務管理[J].全國流通經濟,2020(5):79-80.

        作者單位:閩南師范大學
        原文出處:徐菱.“零接觸式”網絡報賬在高校財務管理中的應用[J].北方經貿,2020(12):108-110.
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